在家工作:你的企业如何在冠状病毒(新冠病毒-19)的冲击下生存

家里的工作不再是一个趋势。它已成为必需品。

冠状病毒的爆发让我们大吃一惊——关闭了生产设施,引起了广泛的恐慌,冲击了金融市场。随着病毒继续在世界各地肆无忌惮地传播,大大小小的企业都在争先恐后地维持其组织的运转。

在苹果首席执行官蒂姆·库克(Tim Cook)发布的一份声明中,该公司将关闭其在中国境外的所有门店保护其员工和客户免受致命病毒。

“我们共同学到的经验帮助我们制定了最佳做法,这些做法对我们的全球应对措施起到了巨大的帮助。其中一个教训是,将病毒传播风险降至最低的最有效方法是降低密度,最大限度地扩大社会距离。随着其他地区新感染率的不断增长,我们需要“我们正在采取更多措施保护我们的团队成员和客户。”

智者要求所有英国同事尽快在家工作,直到另行通知。

“如果您能够在家工作,请尽快这样做。如果需要,您可以从办公室收集您的笔记本电脑、台式机设备和外围设备(充电电缆、耳机等)。如果您尚未成为家庭工作者(即一些台式机用户),我们的目标是在3月18日星期三结束前让您在家工作。今晚将进一步沟通这一过程的细节。”

另一方面,推特在家办公强制性的适用于其全球所有员工。

“我们的首要任务仍然是我们Tweep的健康和安全,我们也有责任支持我们的社区、弱势群体和处于这场流行病前线的医疗保健提供者。为了继续这一努力,我们正在超越先前“大力鼓励在家工作”的指导方针。”于3月2日提供,现已通知全球所有员工必须在家里工作。”

但这些都是财力雄厚、资源丰富的大公司。你呢,一个中小企业主?您的企业如何在冠状病毒的冲击下生存?

优先考虑在家工作

如果您还没有考虑让员工在舒适的家中工作,那么现在是最好的时机。你必须迅速行动。实施在家工作政策这包括您的员工预计何时在线、如何沟通以及每个团队成员的预期成果。

杰夫·科德,Amtrust金融服务的VP亏损控制:

“将工作从办公室环境转移到远程办公是减少潜在流行病影响的重要一步。然而,对于那些以前没有远程办公过的人来说,这是一种调整。规划和沟通至关重要。”

CakeHR如何在冠状病毒危机期间帮助您管理业务

将数据存储在云中

卡克尔是一种基于云的软件。这意味着所有员工数据都存储在云中,而不是在Office中的设备或计算机中。您和您的员工可以访问使用任何设备的任何地方的班次计划,超时,留言和时间表等重要信息 - 只要您拥有Internet连接。

创建员工转换和计划

面对像冠状病毒这样的大流行,压力很大。员工担心自己的健康、安全,甚至食品安全。周围有很多不确定因素,人们生活在恐惧中。所有这些都会影响员工高效工作的能力。因此,需要有效地管理班次和日程安排,以最大限度地提高工作效率。

CakeHR为您提供一个交互式移位规划平台,可让您创建,编辑和共享转移时间表只需点击一个按钮。使用我们平台的自助服务功能,您的员工可以添加他们的首选工作日程,或指示他们当天是否无法工作。这有助于管理者相应地计划轮班。

使用笔记本电脑或移动设备可以随时访问员工轮班和日程安排。一切都是实时更新的,所以每个人都知道在一个时刻的通知。

跟踪员工时间

远程工作的主要挑战之一是跟踪员工工作的时间。CakeHR为您提供数字时间表您的员工可以记录他在项目上花费的时间。此时间表作为计算员工工资的基础,然后可以与您的内部或外部工资系统集成。

如果您的员工不在,时间表将自动显示此信息。

管理病假、假期和体恤假

在危机期间,一些员工会选择与家人呆在一起,在一切都太迟之前把房子整理好。有些人可能会去他们的家乡城市或省份。还有一些人只是想休息一下,让世界所面临的局势的严重性慢慢消失。

如果你的人力资源部门会被大量的信息淹没,不要感到惊讶请假. 那么,你将如何管理一切?

CakeHR允许您处理请假请求数字化. 使用我们的自助服务功能,贵公司的员工可以访问休假余额并申请休假。然后,经理可以使用以下命令实时批准或拒绝这些请求:松弛的,电子邮件或cakehr移动应用.

每个批准的休假请求都反映在共享日历中,可以帮助经理有效地计划轮班和日程安排。

此外,您可以将自定义超时策略构建到CakeHR中以涵盖同情叶。

关于如何成功远程运行业务的提示

Paul Boag,数字战略和用户体验设计的领导者:

“遥控工作正在成为一个行业标准,特别是数字工人。然而,许多组织害怕从传统的工作实践中偏离,并且不确定如何有效管理。“

您对管理远程团队的准备程度如何?下面是一些关于如何管理远程团队有效地

1️⃣经常沟通,但没有微米

接触太少会使远程工作人员偏离轨道。而过多的接触会让他们认为你在监视他们。在与远程团队沟通时,您需要找到最佳时机。

简而言之,每天的签到可以让每个人都集中精力,让你知道你的团队需要你提供什么样的资源。我建议使用视频面对面地进行此操作。电子邮件、聊天和电话只能走这么远。你可以使用Zoom、Google Hangouts、Skype等应用程序。

2.️⃣ 利用技术让您的团队保持联系

电子邮件已经过时,对于现代快节奏的团队来说还不够。像Microsoft Team和Slack这样的通信工具旨在让远程员工参与进来。它的集中化特性使协作和通信变得容易。

3.️⃣ 有效地协作处理文档

如果您的团队需要经常编辑文档或电子表格,那么最好的共享方式是通过Google Drive。如果您正在寻找可靠的文件存储解决方案,请尝试Dropbox。

4️⃣使用项目管理系统

这些应用程序有助于管理远程团队,因为它们有助于将对话和文档组织到项目中。纯粹通过电子邮件运行远程团队很快就会变得杂乱无章。以下是您可以在线查找的最佳项目管理系统的列表.

5️⃣允许灵活性而不牺牲质量

远程工作人员希望在工作中有一定的灵活性。你必须考虑周到,尤其是在目前的环境下。今天有很多事情要做,虽然这不是一个不做事情的借口,但这是唤醒生产力的一个提醒。

在里面远程工作,在8小时后打卡是不正常的。9-5工作时间表几乎不存在。所以,学会信任你的团队。设定期望,给他们所需的资源,然后让路。让他们在他们认为最有效率的时间工作。

6.️⃣ 使用安全连接

数据安全性是公司向市场转移的一个主要问题远程办公. 作为家庭工作政策的一部分,远程工作人员必须拥有安全的Wi-Fi网络,并与信誉良好的虚拟专用网络(VPN)服务提供商合作。VPN通过对数据进行加密,确保数据在internet上传输时的安全。

7.️⃣ 创造真正的“团队感”

什么时候远程工作,这需要付出额外的努力来保持团队成员参与并致力于公司的使命和愿景。很容易感到被冷落。在家工作的员工需要感觉到他们是组织的一部分。

以下是一些让远程工作人员感觉自己属于自己的方法:

  • 分享本组织的未来愿景
  • 让您的团队了解业务进展情况。员工喜欢了解公司正在发生的事情。这有助于他们了解自己的处境,让他们感觉自己正在为更大的事业做出贡献。
  • 进行与工作无关的沟通。与远程团队成员建立关系和信任非常重要。给他们打电话,询问他们的家人近况。给他们发一条短信,向他们问好。在团队会议期间尽可能多地使用视频。
  • 在生日或特殊场合送礼,或作为对出色工作的感谢。

就像我们过去所做的那样,我相信我们能够在这场冠状病毒大流行中生存下来。如果说我能从目前的困境中吸取一个教训的话,那就是远程工作终于赢得了它的地位。

如今,在家工作已不再是一种选择趋势,但是必要的。而且我未来没有看到离开。我们工作的方式发生了变化。而CakeHR在这里帮助您有效地管理偏远工人。

卡斯帕斯。


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作者

88必威

SaaS freak,首席执行官兼联合创始人@cakehr