人力资源在成功的活动管理中的重要性

它是活动成功的基本要素吗?

无论出席人数多大或少,人力资源在活动或会议的规划中都起着至关重要的作用。

这一特定部门是组织和支持一系列要素的团队,这些要素都有助于活动的顺利进行和成功。

许多人争论预算对于一个专门的人力资源团队的重要性。当涉及到一个活动时,他们认为这是一项可以由一个人管理的工作,或者责任可以委托给其他部门——但这根本不是它的工作方式。

市场是健康的,这意味着更多的公司可以雇佣更多的员工

我们活动管理公司负责管理英国各地的许多成功活动,根据我们多年的经验,我们绝对重视在活动发生之前、期间和之后需要专门的人力资源。

例如,假设您在一个会议中心工作,该中心的管理、销售、营销和活动团队都在现场。

人力资源专业人员的责任是确保所有指定的部门都有正确的支持、培训和必要的设施,以在一个安全的环境中执行,这些都有助于活动的顺利进行。使用a是有用的虚拟项目管理工具用于安排、分配工作、跟踪时间和处理财务。这为建立关系和举办培训课程等关键任务腾出了时间,特别是在最初阶段,这通常非常重要。

人力资源管理软件app系统CakeHR人力资源部
softwareadvice领跑者HRIS人力资源管理软件应用程序系统CakeHR人力资源
人力资源管理软件app系统CakeHR人力资源部
人力资源管理软件app系统CakeHR人力资源部

人力资源在活动和会议策划中的作用是什么?

虽然人力资源团队的基本职能始终适用于活动策划人员,但有许多特定方面仅适用于活动和会议管理。

在与众多人力资源专业人士合作后,我们决定简化流程,并列出人力资源部门最重要的职责。该行业人力资源部门的十大职责包括:

>制定工作说明

为即将到来的活动招聘长期员工、合同工或志愿员工时,创建准确的职位描述是必不可少的一部分。

职位描述包含很多目的,包括:

  • 帮助人们了解招聘广告中的职位
  • 为承担工作的人员提供所需的正确目标和指导
  • 确保承担工作的人的工作表现的一致性
  • 帮助活动经理找到合适的角色人选

但这还不是全部。

根据需要的员工类型和提供的工作类型(永久的,自愿的等),每次的描述都需要大幅修改,这将有助于加快申请人的流程,特别是在有第三方招聘的情况下。

在竞争激烈的招聘市场,招聘者面临人才短缺

职位描述的典型部分包括:

  • 所提供的工作类型,即全职或兼职
  • 关系的透明度,例如,申请人将向事件协调人报告
  • 工作角色的目的和目标
  • 这项工作涉及的主要职责
  • 用于评估成功申请人的标准

>广告新职位

人力资源团队为空缺职位招聘应聘者,并帮助为特定职位找到合适的员工。

根据一项对1600名招聘和人力资源专业人士的调查,65%的人认为招聘新员工的最大问题是缺乏可用的人才,这给人力资源专业人士带来了更大的压力,他们不仅要找到合适的人选,而且要有创造性。

只有10%的招聘人员表示,他们的公司计划在未来2-3年内实现工作自动化

一些例子包括:

  • 对能够推荐成功候选人的现有员工提供经济奖励
  • 邀请当前行业朋友和联系人的帮助
  • 引人注目的社交媒体广告(想想30秒的YouTube视频吧)

大多数人力资源团队都会邀请招聘机构的专业人员来扩大找到合适人选的机会,但对于活动行业来说,这一选择通常是避免的,因为预算会因活动的规模和结构而异。

>进行采访

一旦人力资源团队为招聘的职位收集了大量潜在候选人,现在就由他们安排和进行大量面试了。

活动行业的许多工作既需要特定的技能,也需要在许多领域的经验。

为了雇佣最好的人,招聘人员正在改变他们的方式

例如,如果你正在为音乐活动雇佣音响技术人员,那么询问特定问题很重要,这将涉及引用特定设备,这意味着人力资源团队必须首先向活动协调员简要介绍,在某些情况下几乎必须自我教育(取决于时间限制和部门规模)。

>训练

所有人力资源专业人员的一个关键领域是为正确的员工提供正确的培训。基础介绍课程(比如健康和安全)由该部门负责。

然而,求职者并没有摆脱困境,尤其是涉及软技能和社交媒体的时候

那么需要一套特定技能的角色呢?也许这项活动需要比平时更多的志愿者?

在这种情况下,人力资源的工作就是组织该领域的专家或有经验的人进行培训。

>工作分配

许多人认为活动管理团队会分配工作,但人力资源经常与协调员密切合作,以确保:

  • 未超出分配给第三方参与的预算
  • 各部门在活动前都清楚自己的目标
  • 任务分配给合适的员工

我不是要拿活动组织者的功劳,但如果没有人力资源人员,活动之前、期间和之后的顺利运行永远无法100%保证——这就是为什么经验总是值得的。

>管理绩效和期望

在最后一节中,我们简单地讨论了这一点,但管理员工的绩效和期望对于一场胜利至关重要。

无论活动涉及50名员工还是500名员工,都没有关系;人力资源部门必须确保他们与其他相关人员一起工作,以确保正确管理绩效水平。

人才是每个组织的命脉

为了让照明技术人员在设置时间时有所改进,或确保餐饮部负责人正确管理其团队,需要监控绩效,并设定现实的期望值。

人力资源专业人员负责计划和维护绩效管理,并与员工及其主管部门密切合作,创造具有挑战性的期望,帮助他们提高技能,增强在会展行业的经验。

人力资源管理软件正在迅速成为管理员工绩效、设定新目标、管理员工休假等方面最流行的方式之一。

>报酬与奖励

虽然《哈佛商业评论》的一项研究指出大多数雇员不是受金钱驱动的,确保雇员或合同工在活动中从事的工作获得公平的报酬是很重要的,原因有很多。

如果员工没有按时或以正确的金额获得报酬,活动的声誉、相关公司和赞助商的声誉可能会受到影响。

工资和工作满意度之间的联系非常弱

因此,人力资源专业人员必须与内部财务部门或第三方密切合作,以监控员工的薪酬是否达到他们所报的金额。

对于公司的固定员工,奖励通常被用作对团队成员辛勤工作的认可和感谢。

依靠人力资源根据员工的利益判断,为合适的部门创造合适的奖励。

>时间保持

通常情况下,活动会分配非常严格的时间限制,这取决于地点或聚会的性质。

这意味着为员工创建时间表和模式,以明确他们需要在哪里,以及在给定的时间要执行的任务。

为了使这一过程取得成功,必须遵守劳动法,其中包括:

  • 允许员工工作的时间限制
  • 工作人员是否需要加班

如果没有正确地分配和管理工作时间,负责这项活动的公司可能会面临以下两种情况:工作时间过长或b.)没有给他们适当的补偿。

>活动安全

安全在整个事件中是特别重要的,需要仔细考虑和数月的计划。

例如,活动期间经常使用重型设备和大型显示器,这可能意味着需要使用叉车或其他运输方式将设备移动到不同的位置。

事件统计显示据报道,在8年内,欧洲有66000人受伤由于人群安全问题,这使得掌握预期的与会者人数同样重要。

如果活动可能过于拥挤,使用票务已成为监控销售进度的一种流行方式,这反过来使人力资源专业人员更容易雇佣适当数量的安保和急救人员(在紧急情况下)。

人群安全故障(2002-2010):确认2321人死亡,报告66000人受伤

像这样的问题引发了一些安全问题,必须减少这些问题,以确保员工在工作中是安全的,不会受到伤害。

人力资源团队积极参与创建一系列安全流程和处理风险评估,以确保活动期间不会发生伤害,无论是对参与活动的员工还是活动观众都是如此。

总之,本文旨在更深入地了解人力资源在成功举办活动和会议中所起的重要作用,以及人力资源的总体作用。

这包括:

  • 为长期员工、合同员工和志愿员工制定准确的工作描述
  • 以100%的创造力发布招聘广告
  • 安排和进行与潜在员工的面试
  • 为业务范围内的所有部门提供或组织关键领域的培训
  • 分配工作给员工并协调进度
  • 在设定现实目标的同时管理员工绩效
  • 确保工人按时得到相应的工资
  • 设计工作时间表和模式,保障时间的允许
  • 制定简洁的安全流程,保护员工和与会者

克莱尔·琼斯是一名经验丰富的团队建设和企业活动管理专家营销主管,最大值,总部位于苏格兰爱丁堡。

* * *

一个好的和一个好的人力资源管理软件之间有一个微妙的区别。要知道我们是如何提供“很棒”的14天免费试用的CakeHR!

人力资源管理软件app系统CakeHR人力资源部
softwareadvice领跑者HRIS人力资源管理软件应用程序系统CakeHR人力资源
人力资源管理软件app系统CakeHR人力资源部
人力资源管理软件app系统CakeHR人力资源部
写的

客座作者

如果您有出色的写作技能,并希望与大量人力资源主管、企业主和经理分享您的专业知识,我们很乐意听到您的意见!