从纸质到无纸化:引入Sage HR电子签名必威网址

实现无纸化为您的人力资源更高效、更高效提供了机会。如今,无需使用Sage HR电子签名打印表格和签署墨水文件。必威网址

冠状病毒大流行使得远程工作成为一种必要,企业能够迅速做出反应,将大多数业务流程转移到远程工作如果可能的话。有了正确的工具,远程工作对公司和员工都非常有利。

根据轮毂点,77%的远程员工表示,当在家工作. 74%的受访者表示,远程工作会降低他们离开公司的可能性。

远程工作。

另一方面,远程工作也有其自身的缺点。同一清单显示:

  • 超过50%的员工感到与同事脱节
  • 22%的人认为下班后拔掉电源插头很有挑战性
  • 19%的人感到孤独
  • 只有不到50%的员工接受了适当的互联网安全培训

毫无疑问,在过去的十年中,大多数企业都在慢慢地转向数字化。但不幸的是,许多人仍然坚持使用带有手动和打印组件的流程。最好的例子之一是获得员工签名和同意。

2021年,工作场所比以往任何时候都更愿意选择远程工作

多年来,文件签名一直是以纸张为基础的。SageHR电子签名将在今天改变这一点。

无纸化人力资源

人力资源部是公司最繁忙的部门之一,负责许多职能,如招聘、入职、员工敬业度、工资、福利等。在人力资源部工作,你可能会觉得文书工作和手工工作似乎没完没了地进行着。

在电子表格和文件上运行人力资源部门有几个难点,包括:

  • 耽搁
  • 不精确
  • 人为错误
  • 高成本
  • 存储问题
  • 缺乏可见性和所有权
  • 效率低下

如果你想让你的人力资源免于这些麻烦,你将需要自动化和无纸化。

这样做会为你的工作腾出宝贵的时间人力资源部专注于对公司影响最大的事情。

存档系统公司最近进行的一项调查显示,77%的人力资源部门成功实现了无纸化

无纸化人力资源正因为其带来的惊人好处而获得巨大的吸引力。根据人力资源管理学会的一项调查,77%许多公司已经开始在其人力资源部门实施无纸化系统。结果,这些公司花在管理工作上的时间减少了35%。

无纸化人力资源的好处是什么?

数字化您的人力资源流程中的任何一项都会对您的组织产生重大影响。以下是无纸化技术对核心人力资源职能的一些好处:

➕ 关于招聘和招聘…

有了数字技术,招聘广告可以很容易地发布在在线招聘网络上——只需点击一个按钮就可以接触到数千名人才。同样的网络也可以让有兴趣的申请人轻松提交申请,招聘经理可以立即比较简历和面试的候选名单。

➕ 在加入新的团队成员时…

合同和欢迎文档将自动发送给新员工。您还可以将预定义的任务列表分配给新员工,以加快进度入职流程并为贵公司创造良好的第一印象。

➕ 正在处理工资单…

工资可能是所有人力资源流程中最令人望而生畏、纸面最繁重的流程。你可以通过无纸化很容易地消除这个负担。你可以用数码相机员工时间表跟踪员工在一段时间内花在项目上的时间。然后使用相同的时间表计算工资。

如何成功切换到无纸化人力资源

你知道一份员工档案平均至少包含29张纸吗?将这一数字与你的员工人数相乘,你将看到人力资源部每天需要管理的页面数量惊人。幸运的是,你的人力资源部门不必再经历这些了。下面是一些关于如何成功地从手动执行管理任务过渡到无纸化的技巧。

1.️⃣ 将所有文档和员工数据存储在云中

合同、福利记录、个人信息等员工文档都可以安全地存储在云中,而不是实际的硬拷贝。这样做可以使您的人力资源人员轻松获取这些信息。Cloud HR非常重视数据隐私,大多数程序允许您设置不同级别的权限来限制访问。

2.️⃣ 利用数字模板和表单

大多数现代人力资源系统(如Sage HR)都配有数字模板必威网址和表格,您可以根据业务需要进行定制。使用数字模板可确保您收集的所有数据都是一致的,并以正确的格式存储,以便将来轻松访问。

3.️⃣ 将纸质文档转换为数字记录

我们很确定你在某个地方的文件柜里藏了一些纸质文件。如果你真的想实现无纸化,最好的方法之一是扫描这些纸质记录并将其转换成电子文件。

4.️⃣ 使用电子签名

有几家公司仍然停留在旧式纸质系统中的一个主要原因是需要获得签名。办公室里有大量需要签名的文件(如时间表、福利申请、绩效评估和合同)。

今天,你可以使用厌恶与传统纸张和墨水一样具有法律约束力,但更安全,更符合法规。下面将对此进行详细介绍。

简介:Sage HR电子签必威网址名

必威网址圣人签名是收集员工签名和同意的最佳、最安全、最简单的方法。

电子签名电子签名功能使您和您的团队能够以电子方式签署文档。如果需要与多个签名者共享文档,则可以通过选择“添加收件人”选项轻松添加其他名称。这是对不断增长的需求的完美回应,即利用数字进程的强大功能,通过替代物理位置在同一地点的需要,支持远程工作。
电子签名。电子签名功能使您和您的团队能够以电子方式签署文档。如果需要与多个签名者共享文档,则可以通过选择“添加收件人”选项轻松添加其他名称。这是对不断增长的需求的完美回应,即利用数字进程的强大功能,通过替代物理位置在同一地点的需要,支持远程工作。

我们的电子签名功能完全数字化,可与您的HRIS系统无缝集成。

以下是它的一些优点:

  • 降低印刷成本
  • 缩短信号周转时间
  • 您的文档将在几分钟内发送给员工,员工签名后您将收到状态警报。
  • 无需亲自追捕员工。只需单击一个按钮,您就可以跟踪文档的状态并发送提醒。
  • 非常适合远程工作者. 对时间敏感的文件不再受航运公司的支配。不再等待。不要再耽搁了。
  • 内置于SageHR中。无缝集成。

如何使用Sage HR电子签名必威网址:

eSignature是一个随时可用的工具包,可与您的HRIS系统无缝集成。要开始使用此功能,您需要以下内容:

  • 激活的核心人力资源模块。确保在权限中启用了文档。
  • 对您的SageHR帐户或eSignature的管理员级访问权限

一旦解决了这个问题,您现在可以通过4个简单的步骤创建一个可签名的文档。

第一步。创建可签名的文档

在“文档”下,单击“创建可签名文档”。这里提供两个选项:(1)上载新文档或(2)从SageHR帐户中的现有文档中进行选择。

在编写本文时,eSignature仅支持PDF和DOCX文件。将来将提供更多的文件格式。

第二步。确定谁在您的文档上签名以及他们将如何签名

您可以创建一个实例文档,其中所有收件人都在同一文档上签名。这非常适用于多方参与签署的合同或协议。

另一方面,多实例文档允许收件人在其文档副本上签名。当您需要从一名员工或一组需要书面确认的员工处获得签名时,这种可签名文档是完美的。

第三步。配置可签名文档

使用简单的拖放功能,eSignature允许您使用以下选项之一或组合创建可签名字段:

  • 签名–允许收件人绘制、上传或键入签名。
  • 首字母-添加首字母。还支持绘图、上传或键入各种输入。
  • 日期–允许收件人使用日期选择器选择日期。让收件人指定签名日期非常有用。
  • 自由文本–多用途字段,允许收件人明确表示同意或验证文档内容。

您还可以根据需要标记某些字段。

第四步。发送您的文档

一切就绪后,发送您的文档。收件人将在其仪表板中获得一项任务,让他们知道文档正在等待他们的签名。他们还将收到电子邮件通知。文件签署后,签字人和发件人将通过电子邮件收到已签署文件的副本。

使用电子签名时要记住的事项!

  • 支持的格式为PDF和DOCX。签名文件将以PDF格式提供。
  • eSignature最多支持25MB的文件大小。
  • 签署国的数目没有限制。
  • 您可以上传并使用您的签名。
  • 在设置可签名文档和签名过程中,不能更改原始文档结构。
  • 可签署的文件对时间敏感。如果在到期日之前未完成,签名请求将到期,文档将不再可签名。
  • 目前,您只能在SageHR圈子内使用eSignature。您无法(尚未)将可签名文档发送到SageHR外部。

伦马克。


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对于那些人对成功至关重要的公司,必威网址帮助企业克服管理业务的复杂性员工,以便他们能够专注于发展业务。

作者

伦马克·安东尼·巴尔塔扎

从我记事起,我就一直过着人力资源的生活。我的经历帮助我认识到真正的幸福来自于对他人生活的祝福。我希望我的技能和才能也能给你带来祝福。